Budget matrimonio: 6 trucchi da wedding planner

Budget matrimonio: 6 trucchi da wedding planner


Sarà che non sta bene che una signora parli di soldi, sarà che ancora mi domando come ho fatto a diplomarmi con il massimo dei voti al liceo scientifico, ma quando si tratta di budget io storco sempre il naso.
Non mi sento a mio agio a parlare di numeri, ed impostare dei massimali di spesa mi mette tremendamente a disagio.
Eppure sono organizzatissima, la mia contabilità personale e familiare è sempre sotto controllo, non mi sfugge una bolletta, non mi dimentico di una scadenza.
Proprio perché è un compito che non amo particolarmente, cerco di metterci quanta più attenzione possibile, facendomi aiutare dalla tecnologia. Usare un foglio excel non mi bastava – non so se capita anche a te ma devo ammettere che a volte, se non stai attenta, le operazioni potrebbero non dare i risultati che ti aspetti. Perciò ho delegato il lavoro “sporco” alla mia piattaforma gestionale.
Devi sapere infatti che nella mia piattaforma online, creata ad uso esclusivo delle mie coppie, imposto sempre un'area riservata al budget, dove determino un massimale di spesa per ogni categoria che, sommato agli altri, nelle percentuali che rispettano realisticamente sia i prezzi del mercato che i desideri degli sposi, dia il budget totale previsto.
Lavorare in questo modo mi dà immediatamente la visione complessiva delle spese da affrontare ed una volta aggiornate le spese si evince facilmente quanto la cifra spesa ha o meno superato quella stimata.
La trasparenza è molto importante per me, e la mia piattaforma online mi consente di lavorare con te a carte scoperte. Se questo modo di lavorare ti piace, contattami, potrei essere la Wedding Planner che stai cercando!
Non sarò un genio della matematica, ma la mia piattaforma è così intuitiva che ho sempre tutto sotto controllo senza nemmeno dovermi sforzare di fare un'addizione!

Ma al di là delle operazioni matematiche, quello che voglio aiutarti a capire oggi è come impostare il tuo budget: ovvero aiutarti a capire come impostare le tue priorità. Perché credimi, in 10 anni di lavoro mai un budget plan è stato simile ad un altro.
I budget di matrimonio sono personalizzati tanto quanto un progetto di design. Perché ciò che è importante per una coppia può rivestire un significato pari allo 0 per un'altra. 
Pensa solo alle macchine degli sposi: quante coppie di persone che conosci hanno affittato una Ferrari (personalmente 1), quante coppie hanno scelto un modello di auto d'epoca/moderna, quante altre spose si sono fatte accompagnare in chiesa dallo zio/da un amico che ha una macchina figa?
Quante spose si sono dette voglio delle Jimmy Choo per il matrimonio e quante altre erano totalmente indifferenti sull'argomento?
Poiché analizzare il budget può essere stressante e travolgente, so che si tende a evitare del tutto l'argomento. Ma ti conviene affrontarlo subito. 


Foto: Roberto Candido - vettura @nozzeautoepoca


1. Inizia dalla fine 

Il vero problema, per coloro i cui budget non sono infiniti (si puoi alzare la mano, mia cara, sei in buona compagnia qui), è che senza un'adeguata pianificazione corri il rischio di finire i soldi ed essere costretta a dover tagliare gli elementi su cui hai messo il cuore (perché hai accidentalmente investito tutti i tuoi soldi sulla cake designer che può ricreare quella torta pazzesca da dieci piani che ha attirato la tua attenzione su Pinterest). 
Perciò invece di affrontare una spesa alla volta, come capita, parti dalla fine. 
Ti ripeto, non piace neanche a me parlare di soldi, ma conoscere l'importo con cui lavorare fin dall'inizio del processo di pianificazione è fondamentale per poter spendere tutti gli euro che hai faticosamente messo da parte in base ai sogni che coltivi sul giorno del tuo matrimonio.
Parti dalla fine, parti da un massimo e poi taglia la torta a fette.

2. Le priorità

Ciò che faccio quando curo l'elaborazione del budget di matrimonio per una coppia, è interagire con i futuri sposi per capire quali sono le loro priorità. 
È vero che il matrimonio è un momento di festa, ma al tempo stesso ha un suo costo importante che va gestito con cura. 
Il modo migliore per aver ben presente come si stanno gestendo le disponibilità economiche, è mettere tutto per iscritto, senza tralasciare nulla, inserendo accanto ad ogni voce (bomboniere, abito, partecipazioni, ecc...) la spesa prevista arrotondando sempre per eccesso.  


Foto del matrimoni di Maristella e Giuseppe. La torta è così spettacolare che non ha bisogno di altre decorazioni.
 

3. Quantità o qualità?

 
La prima domanda che ti farà qualsiasi fornitore a cui ti rivolgerai è: "quanti sarete?". 
Nei matrimoni infatti i conteggi si fanno sempre a persona, soprattutto se ragioniamo di cibo.
Allora chiediti: quanto sei disposta a spendere per ogni tuo ospite? 
Suona male eh? Lo so, ma il mio compito è aprirti gli occhi: prova a dividere il costo di tutti i servizi del matrimonio per ogni invitato e vedrai che magicamente tutto diventerà più chiaro e che le tue priorità si materializzeranno davanti ai tuoi occhi. 
Forse hai sempre sognato un matrimonio gigantesco, ma comprendi che ora preferiresti avere un luogo esclusivo ed una fantastica band per un gruppo selezionato di persone (invece di invitare tutti sotto il sole e dover scendere a compromessi su design e intrattenimento). D'altra parte, forse hai sempre sognato dei fiori degni di Pinterest, ma ora capisci che è più importante per te che tu possa invitare tutta la tua famiglia allargata. 
Ragiona sul sottile equilibrio tra quantità (di ospiti) e qualità dell'intrattenimento/dell'estetica, in generale, dell'esperienza che vuoi regalare ai tuoi ospiti. 
Se farai dall'inizio questa operazione (vedi che alla fine la mia grande mente matematica è arrivata a parlare di equazioni! 😜) questa consapevolezza diventerà un punto fermo per gestire le tue spese lungo tutto il processo di pianificazione. 


Dal matrimonio di Michela e Mattia... si sono innamorati dell'atmosfera intima di questo posto. Il resto è sceso in secondo piano.
 

4. Crea un elenco di "non negoziabili"

 
Proprio come faresti quando acquisti una casa, crea un elenco di articoli "indispensabili" al tuo matrimonio. 
La lista dovrebbe consistere semplicemente dei tuoi migliori articoli non negoziabili, ovvero i materiali/professionisti che non ti perdoneresti mai di aver tenuto fuori dal programma. Quelli senza i quali il tuo matrimonio non avrebbe lo stesso sapore.
Sia che si tratti di una band dal vivo o di un DJ, o di camion carichi di gigantesche peonie rosa, pensa agli elementi top che vuoi includere nel tuo Big Day e dài priorità a questi prima di iniziare a spendere da qualsiasi altra parte.  
  

5. Definisci il "Wow-Factor"

 
Concentrarsi sulla qualità oltre la quantità è sempre fondamentale quando si pianifica un matrimonio che deve stare dentro ad un budget.
Non sarà certo il primo matrimonio a cui partecipano i tuoi ospiti. Il tuo obiettivo deve essere farti ricordare. 
Li senti anche tu i commenti a fine serata? "Grazie, è stato tutto così carino... Ancora tanti auguri". Carino? Dopo un anno di preparativi vuoi davvero sentirti dire che il tuo matrimonio era carino? No, nemmeno io.
Io vorrei sentirgli dire:"Tutto bellissimo, ma quel (e qui inserisci tu il tuo personale elemento wow) era davvero pazzesco! Complimenti e auguri ancora!".
Ah ecco, già suona meglio!
Piuttosto che avere tonnellate di elementi mediocri, ti consiglio di scegliere un articolo di grande valore in almeno una di queste categorie: il design, l'intrattenimento, il cibo. In questo modo potrai scuotere dal torpore i tuoi ospiti e farti ricordare.
Ti dò qualche suggerimento: 
  • Se penso al design puoi cercare l'effetto wow con un un enorme lampadario floreale o uno stupendo fondale floreale per la cerimonia (che riutilizzi come sfondo per il tuo tavolo durante il ricevimento). 
  • In merito all'intrattenimento, potresti puntare su un photobooth personalizzato o assumere quella band jazz di 10 elementi di cui hai tanto sentito parlare.
  • Per il cibo e le bevande, magari il tuo elemento wow-factor potrebbe essere un cocktail esclusivo, un food truck o un carretto coi gelati.

Bracciale di fiori realizzato da FlorEventi. Foto: il mio iphone

6. Cambia prospettiva

 
Nessuno è più bravo a lavorare con i budget per le nozze di una wedding planner professionista.
Perché noi conosciamo i prezzi di mercato, conosciamo le condizioni minime per ottenere un buon servizio e conosciamo chi è che le applica e chi ci marcia.
Sappiamo quando è troppo e quando è troppo poco, perché abbiamo molti più termini di paragone di te che ti sposi per la prima volta.
Se la stima di un venditore è molto più alta di quanto ti aspettassi, o se hai problemi ad inserire lo champagne per il brindisi finale, chiedimi un consiglio!
Forse potrei suggerirti che invece di avere una ghirlanda di fiori su ogni singola fila della navata durante la tua cerimonia, potresti alternarle.
Forse potrei dirti di sostituire le costose rose dei bouquet delle tue damigelle d'onore e preferire invece dei delicati lisiantus. 
O forse, grazie ai miei contatti, potrei ottenere prezzi da ingrosso per quel fantastico armadio che vuoi usare come tableau di benvenuto. 
Potrei trasformarmi in un piccolo grande mago e tirare fuori dal cilindro qualche idea geniale per riuscire nella delicata operazione del far tornare i conti.

Ricorda di partire dalla fine, perché quando hai in mente una cifra finale, e quando sai cosa è importante per te, il resto viene da solo, a cascata.
È successo con tutte le mie coppie, e succederà anche a te!
Ma se anche ci fosse bisogno di fare del taglia e cuci per "sistemare un orlo", sappi che puoi contare su di me.
E già so come andrà a finire. Come nell'immagine di copertina: tu sognerai ad occhi aperti, il tuo futuro marito (che vuole solo il tuo bene) in gran segreto si armerà di calcolatrice, ed io sarò lì per trovare la squadra...
Ora che ci penso la geometria mi ha sempre affascinata molto di più!

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